Partendo dal conclamato principio che il cittadino non è più un soggetto passivo delle scelte politiche dell'amministrazione, ma un interlocutore che deve essere messo in grado di seguire i percorsi che conducono a quelle scelte (leggi per esempio la istituenda "città mercatale" di Maglie) per poterle conoscere, criticare, influenzare, condividere, correggere, controllare, criticare e migliorare, ne discende l'imprtanza della comunicazione ed informazione istituzionale.
Il Testo Unico delle leggi sull'ordinamento delle leggi locali (D.lgs. 18/8/2000, n. 267) stabilisce all'art. 8 tutti i criteri di partecipazione popolare e negli artt. 9 e 10 disciplina le forme di azione popolare, diritti di accesso e d'informazione dei cittadini. Come si vede il legislatore insiste molto su un punto ormai assodato: la continua e trasparente opera di comunicazione rivolta alla collettività.
Tali obiettivi sono destinati a fallire senza un accertato livello di comunicazione "interno" all'amministrazione. Può, infatti, un'amministrazione in cui gli uffici lavorano a "compartimenti stagni" comunicare ed agire con l'esterno?
Resta comunque chiaro che la ragione delle difficoltà di comunicare è semplice: la conoscenza e, quindi, l'informazione è potere e, conseguentemente, cedere informazioni, cedere conoscenze, rendere di vetro e trasparente un ufficio e un'amministrazione locale, viene vissuto spesso come una perdita di potere.
Il Sindaco, nel suo ruolo di primo cittadino, quando parla deve sempre rappresentare il Comune perché la comunicazione istituzionale non può e non deve confondersi mai con la comunicazione politica. Valga come esempio la rivista che già nel 1915 editava il Comune di Bologna "La vita Cittadina" il cui sottotitolo riportava "Tutti i cittadini devono conoscere l'attività dell'Amministrazione comunale per avere il diritto di giudicarla".
L'errore più semplice, il rischio che si nasconde dietro l'angolo, è quello di usare il periodico comunale come uno strumento politico, un mezzo per polemizzare con gli avversari non sui fatti ma spesso sulle intenzioni e sulle parole. Al bando, dunque, queste tentazioni e via libera ad un'informazione corretta e di "servizio".